Jesteś tutaj:  Start / biuletyn / Podatki i Rachunkowość / BDO Podatki i Rachunkowość nr 10 (72) 2013 / Podatki na co dzień / Wydatki na najem aut osobowych można zaliczyć do kosztów w ramach „kilometrówki”

BDO Podatki i Rachunkowość nr 10 (72) 2013

A   A   A

Wydatki na najem aut osobowych można zaliczyć do kosztów w ramach „kilometrówki”

(Autor: Iwona Czauderna, dr Katarzyna Trzpioła, Źródło: Koszty Podatkowe w praktyce)

 

Spółka wynajmuje samochody osobowe, które są przez nią wykorzystywane przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Umowy najmu na poszczególne samochody są zawierane na czas nieoznaczony bądź oznaczony, w zależności od aktualnych potrzeb spółki. Firma ponosi koszty używania wynajmowanych samochodów jak paliwo, usługi myjni itp. Z tytułu najmu spółka uiszcza ustalony czynsz dla wynajmowanego podmiotu.
CIT – czy czynsz za najem można zaliczyć do kosztów w pełnej wysokości czy należy rozliczać w ramach limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu?
VAT – czy można odliczyć VAT od wydatków na eksploatację samochodu?
UoR – jak zapisać w księgach rachunkowych związane z tym koszty?

 

CIT

 

Do wydatków ponoszonych z tytułu kosztów używania samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika można zaliczyć wszelkie koszty związane z korzystaniem z niego i jego eksploatacją, w tym koszty związane z przeglądami okresowymi i gwarancyjnymi, naprawami, serwisem ogumienia, koszty bieżącej eksploatacji (paliwo, płyn do spryskiwaczy, opłaty parkingowe, drogowe i inne) itd. Jednak wydatki te można zaliczyć do kosztów do wysokości limitu określonego w treści art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT).

Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczać wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

 

Wydatki należy prawidłowo udokumentować

 

Dla uniknięcia zakwestionowania danego kosztu przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej nie wystarczy wykazać, że został on faktycznie poniesiony. Możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest bowiem bezpośrednio związana z ich udokumentowaniem zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przewidują obowiązek dodatkowego dokumentowania niektórych wydatków. Takim dodatkowym dokumentem jest ewidencja przebiegu pojazdu, którą musi prowadzić podatnik m.in. w sytuacji, gdy ponosi wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, np. z tytułu używania samochodu osobowego na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej podobnej umowy (za wyjątkiem umowy leasingu – tu ewidencja nie jest potrzebna).

 

Uwaga
Konsekwencją nieprowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest brak możliwości zaliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego do kosztów uzyskania przychodów.

 

Jest zakres informacji, które powinny być określone w ewidencji przebiegu pojazdu

 

Nie funkcjonuje wiążący wzór ewidencji przebiegu pojazdu, ale w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przewidziano, że dokument taki powinien zawierać co najmniej:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za jeden kilometr przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ewidencja taka musi być potwierdzana na koniec każdego miesiąca.

 

Limity bez zmian również w 2013 r.

 

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu umożliwia zaliczanie do kosztów wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych w ramach limitu obliczanego jako iloczyn liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Stawki za jeden kilometr przebiegu są niezmieniane od wielu lat i wynoszą:

  • 0,5214 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

 

Wydatek może być udokumentowany fakturą VAT

 

Dla zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z tytułu używania samochodów osobowych nie stanowiących składnika majątku podatnika konieczne jest również posiadanie stosownej dokumentacji źródłowej – niezależnie od prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – w szczególności w postaci faktur VAT potwierdzających poniesienie wydatków.

Wyrok NSA – dokumenty źródłowe
W celu zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z używaniem dla celów służbowych samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych należy – oprócz ewidencji przebiegu pojazdów – posiadać dokumenty źródłowe potwierdzające poniesienie tych wydatków.
Wyrok NSA z 8 sierpnia 2007 r., sygn. akt II FSK 189/06

 

Rozliczenie czynszu za najem samochodu budzi kontrowersje

 

W orzecznictwie można spotkać odmienne poglądy dotyczące rozliczenia wydatku, jakim jest czynsz za najem samochodu. W jednym z najnowszych orzeczeń NSA stwierdził, że wydatek, jakim jest czynsz nie jest wydatkiem dotyczącym używania samochodu.

Wyrok NSA – rozliczenie w ramach limitu
Wydatki poniesione na eksploatację samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku podatnika muszą być rozliczane w ramach limitu przejechanych kilometrów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT. Natomiast wydatki z tytułu czynszu za najem samochodu nie są objęte tym limitem. Jest to odrębny koszt, który powinien być w całości zaliczany do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Wyrok NSA z 20 sierpnia 2013 r., sygn. akt II FSK 2446/11

 

Tym samym wydatek ten stanowi koszt uzyskania przychodu, który nie podlega rozliczeniu w ramach limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty używania samochodów osobowych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, oznaczają wydatki związane z aktywną eksploatacją pojazdów i nie mogą być automatycznie utożsamiane z kosztami stałymi ponoszonymi bez względu na zakres lub brak użytkowania samochodów osobowych. Koszt czynszu stanowiącego wynagrodzenie za prawo do korzystania z samochodów jest zatem kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodów. Limit, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 dotyczy wyłącznie wydatków o charakterze eksploatacyjnym, natomiast opłaty czynszowe nie są wydatkami o takim charakterze, lecz wydatkami na nabycie tytułu prawnego do posiadania i używania samochodu.

Wyrok NSA – wydatki za najem to nie koszty eksploatacji
Czynsz najmu samochodów nie mieści się w pojęciu kosztów eksploatacyjnych pojazdu, o jakich mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.
Wyrok NSA z 16 marca 2012 r., sygn. akt II FSK 2030/10

 

Jednak należy zaznaczyć, że w kwestii rozliczenia czynszu za najem samochodu NSA wypowiedział się też niekorzystnie dla podatników.

Wyrok NSA – do wydatków z tytułu używania auta należy zaliczyć również czynsz za najem
„Koszty używania" cudzej rzeczy obejmują wynagrodzenie za korzystanie z tej rzeczy, koszty eksploatacyjne oraz inne z tym związane. Koszty używania rzeczy są pojęciem szerszym niż koszty eksploatacyjne. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiących własności podatnika zalicza się zatem wszystkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy - a więc również czynsz z tytułu najmu rzeczy. Wynagrodzenie za korzystanie z cudzej rzeczy jest kosztem jej używania.
Wyrok NSA z 25 marca 2010 r., sygn. akt II FSK 1890/08.

 

Podstawa prawna: art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 i ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).

 

VAT

 

Wydatki na bieżącą eksploatację samochodu użytkowanego na podstawie umowy najmu, co do zasady korzystają z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeśli spełniają podstawowy warunek konieczny do odliczenia VAT. Nabyte usługi bądź towary muszą być wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

 

VAT od paliwa nie podlega odliczeniu

 

Należy pamiętać jednak o wyłączeniu prawa do odliczenia VAT od nabytego paliwa do eksploatowanego samochodu osobowego bądź innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t.
Podatek naliczony od usługi najmu samochodu osobowego będzie również podlegał odliczeniu, jeśli będzie ta usługa wykorzystywana do wykonywania czynności opodatkowanych.  

 

Podstawa prawna:

  • art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.),
  • art. 4 ustawy z 16 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie (Dz.U. nr 247, poz. 1652 ze zm.).

 

UoR

 

W księgach rachunkowych mamy obowiązek ująć wszystkie transakcje, jakie miały miejsce w danym okresie sprawozdawczym i dotyczą działalności jednostki (art. 20 ust. 1 o rachunkowości. Zatem powinna zostać ujęta pełna kwota wydatków poniesionych w związku z eksploatacją wynajmowanego samochodu i czynsz za jego najem.
Podstawą do ujęcia są dowody dokumentujące poniesienie kosztów. Ujęcie następuje w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach. Jeśli jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, może księgować koszty dotyczące wynajmowanego samochodu zapisami:

  1. Ujęcie kosztów na podstawie faktur
    • Wn konto Rozliczenie zakupu - wartość netto
    • Wn konto VAT naliczony i jego rozliczenie - VAT naliczony - jeżeli podlega odliczeniu
    • Ma konto Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto
  2. Rozliczenie kosztów
    • Wn różne konta zespołu 4 np. Zużycie materiałów (paliwo, smary, części zamienne), usługi obce (remonty, naprawy, czynsz za wynajem, mycie)
    • Ma konto Rozliczenie zakupu
  3. oraz równocześnie ujęcie w zespole 5
    • Wn odpowiednie konto zespołu 5, np. koszty zarządu, koszty działu sprzedaży
    • Ma konto Rozliczenie kosztów.

Jeżeli faktyczne wydatki obejmowane limitem podatkowym są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków. Wtedy koszty ujęte w ewidencji bilansowej będzie można uwzględnić w rachunku podatkowym.
Jeśli zaś suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu wynikającego z „kilometrówki" za dany okres, to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Można ją wtedy przeksięgować na odrębne konto przeznaczone do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP).

 

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

 

CIT, VAT – Iwona Czauderna
UoRdr Katarzyna Trzpioła



Iwona Czauderna

doradca podatkowy

 



dr Katarzyna Trzpioła

Wykładowca na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego

 


<< powrót
ARCHIWUM

WYSZUKIWARKA

Wpisz poniżej szukane słowo lub frazę
wyszukiwarka zaawansowana
Biuletyn

Kategoria
Autor

Źródło

SUBSKRYPCJA

Chcesz otrzymywać bezpłatne biuletyny i najnowsze informacje o naszych szkoleniach? Zapisz się!

NASI PARTNERZY